Transformację cyfrową trzeba zaplanować całościowo

Transformacja cyfrowa wprowadza zmiany w modelu biznesowym organizacji. Oznacza nie tylko zmiany technologiczne, ale także kulturowe. Wymaga innego spojrzenia na procesy, niezależnie czy w firmie wdrażane jest oprogramowanie do pracy zespołowej, do zarządzania relacjami z klientami czy automatyzowana jest linia produkcyjna. Konieczne jest zaplanowanie całościowej zmiany, którą wprowadzi nowa technologia. Sukces transformacji cyfrowej zależy od wyważonego połączenia procesów, technologii i ludzi.

Z badania przeprowadzonego wśród dużych firm wynika, że prawie 90 proc.* z nich wprowadziło strategię lub posiada plan zmiany cyfrowej. 40 proc. badanych, dzięki cyfryzacji odczuło poprawę efektywności, a 30 proc. skrócenie tzw. time to market. To dane, które motywują do kontynuowania działań z zakresu cyfryzacji w organizacjach. Jednocześnie firmy, które wspierają procesy transformacji cyfrowej wciąż mają spore możliwości poprawy tych wyników poprzez stosowanie sprawdzonych metodologii, czy wsparcie w osiąganiu maksymalnie szerokich korzyści.

Aż 70% projektów cyfrowych
w firmach kończy się porażką.

Taka forma doradztwa jest szczególnie przydatna w firmach, które na co dzień takich procesów nie prowadzą i mają stosunkowo niski wskaźnik kompetencji w obszarze ich wdrażania. 45 proc. menedżerów uznaje, że posiada niewystarczającą liczbę zasobów do przeprowadzenia transformacji cyfrowej, co może wyjaśniać wyniki badań wskazujące, że aż 70 proc. projektów cyfrowych w firmach kończy się porażką. Pytanie, ile nieudanych prób transformacji jesteśmy w stanie przeprowadzać zanim osiągniemy pożądany rezultat? Naturalnie każdy taki nieudany proces generuje koszty i niestety negatywnie wpływa na motywację zespołu oraz otoczenie zaangażowane w tę zmianę.

Wdrożenie ERP w organizacji metodą prób i błędów.

Wyobraźmy sobie dużą firmę produkcyjną – trzy odziały w Europie, technologia wyspecjalizowana w dostarczaniu wysokiej jakości podzespołów do sprzętu medycznego. Kilka lat temu podjęto w niej decyzję o wdrożeniu systemu ERP. Wybrano najlepsze rozwiązanie, przystąpiono do wdrożenia, które niestety zatrzymało się w połowie procesu. Na drodze do ukończenia transformacji stanęła przeprowadzona niewystarczająco skrupulatnie analiza otoczenia technologicznego.

Co mogło umknąć?

Okazało się, że niezbędne było wprowadzanie wielu zmian np. przeprowadzenie integracji z oprogramowaniem, czego nie uwzględniono na początku prac. Długość trwania integracji podczas prowadzonego już wdrożenia ERP zaburzyłaby funkcjonowanie organizacji. Przy drugim podejściu uwzględniono wszystkie niezbędne aspekty techniczne, łańcuch dostaw, oprogramowanie i finalnie system ERP został wprowadzony do organizacji. Niestety, po kilku miesiącach ponownie podjęto decyzje o powrocie do pierwotnego rozwiązania. Dlaczego?

Bariera społeczna w transformacji cyfrowej.

Tym razem wyzwaniem, którego nie udało się pokonać bez kolizji z bieżącą obsługą procesów zamówień była bariera społeczna. Pracownicy byli niewystarczająco przygotowani do obsługi technologii, ani do zmian dotyczących ich pracy dotąd realizowanej „sprawdzonymi metodami”. Nie potrafili także sprawnie współpracować między sobą, szczególnie jeśli współpraca miała uwzględniać różnice kulturowe między poszczególnymi krajami. Zespoły musiały zacząć w inny sposób współpracować między lokalizacjami, a przy nowym systemie i niewystarczającym przygotowaniu wygenerowało to szereg kłopotów i opóźnień.

Pracownicy byli niewystarczająco przygotowani do obsługi technologii, ani do zmian dotyczących ich pracy dotąd realizowanej „sprawdzonymi metodami”.

Dopiero trzecie podejście pozwoliło na to aby transformacja cyfrowa została przeprowadzona całościowo, tj. z uwzględnieniem potrzeb biznesowych, technologicznych, procesu realizacyjnego oraz aspektów społecznych i kulturowych. To była bardzo droga lekcja.

Strategiczne, całościowe planowanie transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa to zmiana, która zazwyczaj dotyczy całej organizacji i samo włączenie technologii nie zapewnia sukcesu. Na nowe rozwiązanie trzeba spojrzeć przez pryzmat wielu czynników, które mogą wzajemnie na siebie oddziaływać. Ważne jest podejście procesowe i projektowe. Należy określić cele transformacji cyfrowej zarówno krótko, jak i długoterminowe. Istotne jest też spojrzenie w wymiarach: technicznym, finansowym, społecznym, w kontekście współpracy z klientami i wewnętrznych relacji w firmie. To, co jest nowe, co zmienia znane, utarte schematy postępowania często budzi obawy.

Takie wątpliwości wpisane są w ludzką naturę i mogą dotyczyć różnych aspektów życia. Zazwyczaj zmiana sprawia, że musimy z czegoś zrezygnować lub zastąpić znany nam model funkcjonowania i wygodne przyzwyczajenia czymś nowym. Podobnie jest przy transformacji cyfrowej. Wprowadzenie dużej zmiany w organizacji to działanie wymagające strategii oraz pokierowania procesami tak, aby widoczne było zrozumienie pomiędzy potrzebą biznesową, możliwościami technologicznymi i uczestnikami tej zmiany. To proces wymagający uważności, elastyczności i gotowości oraz metodycznej reakcji na każdym jego etapie.